De keuze tussen traditionele munten en moderne, cashless betaaloplossingen zoals NFC-betalingen via een polsbandje of pas, draait vooral om de voorbereiding. Waar het gebruik van munten uitdagingen met zich meebrengt tijdens het evenement zelf – denk aan de uitgifte en logistiek van de munten, de verwerking achter de bar, en de afhandeling na afloop – verplaatst de uitdaging bij cashless betalen zich naar de voorbereidingsfase. Deze digitale betaalmethode maakt het evenement uiteindelijk makkelijker, overzichtelijker en efficiënter. Hierdoor kun je als organisator eerder ontspannen en achterover gaan leunen in je stoel.Communicatie: sleutel tot cucces
Een succesvolle overstap naar een cashless betaalsysteem staat of valt met goede communicatie. Dit begint met duidelijke afspraken tussen de leverancier van de betalingsdienst en de organisatie, maar ook het barpersoneel en de bezoekers moeten op de hoogte zijn van de nieuwe betaalwijze. Veel cashless betaaloplossingen hebben ervaring met deze transities en kunnen hierbij ondersteunen.
Het is essentieel om bezoekers tijdig te informeren over hoe het nieuwe betalingssysteem werkt. Bij integratie met een ticketverkoop wordt vaak een digitale portemonnee aan een account gekoppeld, zodat bezoekers vooraf of tijdens het evenement eenvoudig geld kunnen opwaarderen, bijvoorbeeld via iDEAL. Wanneer er geen ticketverkoop plaatsvindt, kan de organisatie gebruikmaken van een anonieme betaalpas. Via een QR-code kunnen bezoekers snel en overzichtelijk saldo op hun account zetten. Voor bezoekers die liever contant betalen, blijft een servicebalie beschikbaar waar zij hun geld kunnen omzetten naar digitaal tegoed.
Het informeren van bezoekers kan via verschillende kanalen, zoals e-mails, banners op het evenement of via de ticketverkoop. Goede communicatie over de werking van het systeem, zoals de mogelijkheden voor saldo-opwaardering en restitutie procedures, is cruciaal voor een prettige ervaring tijdens en na het evenement. Bij een automatische terugbetaling (refund) is het belangrijk om duidelijk te communiceren wanneer de bezoeker zijn geld kan verwachten. Dit kan bijvoorbeeld via e-mails of een dashboard. Hoe sneller de refund wordt verwerkt, hoe blijer je bezoeker en hoe minder vragen je krijgt!
Digitale betaalmethoden bieden een scala aan mogelijkheden voor het vereenvoudigen van het werk voor barpersoneel. Zo kunnen er beperkingen worden opgelegd, zoals leeftijdsrestricties voor alcoholverkoop, en kan het systeem helpen bij het beheer van bijvoorbeeld eco-cups. Dit maakt de onboarding van personeel snel en eenvoudig, zeker wanneer er vooraf training wordt gegeven of ondersteuning op locatie beschikbaar is. Bovendien verkleint een digitaal systeem de kans op menselijke fouten of fraude, een prettige bijkomstigheid.
Betrouwbaarheid van cashless betalen
Een veelgehoorde zorg bij cashless systemen is de afhankelijkheid van stroom en internet. Deze zorgen zijn echter goed te ondervangen. Digitale betaalsystemen werken meestal op stroom via kabels, maar bieden vaak ook opties voor batterijgebruik. Een stabiele internetverbinding is eveneens cruciaal, maar ook hiervoor zijn oplossingen zoals satelliet internet beschikbaar (bijvoorbeeld via Starlink) of zelf schakelende 4G simkaarten, zodat je altijd een optimale verbinding hebt.
Daarnaast bieden sommige partijen zoals Tactile een offline modus, waarbij een kopie van de database lokaal wordt opgeslagen. Dit zorgt voor een extra buffer bij een tijdelijke onderbreking van de internetverbinding. Samen met een kundig support team op locatie maakt dit cashless betalen even betrouwbaar als traditionele munten.
Integratie met andere diensten
Een groot voordeel van cashless betalingen is de mogelijkheid tot integratie met andere systemen, zoals ticketverkoop, toegangscontrole, evenement-apps of lockers. Deze integraties zorgen voor een naadloze ervaring voor de bezoeker en geven de organisatie duidelijk inzicht in verkopen, bezoekersstromen en voorraad. Een goede leverancier begeleidt de organisatie tijdens deze overgang en zorgt voor heldere deadlines en adviezen, zodat de transitie soepel verloopt.
Conclusie
De overstap van munten naar cashless betaalmethodes brengt duidelijke voordelen met zich mee, mits de voorbereiding goed wordt aangepakt en de communicatie helder is. Het maakt het evenement efficiënter, inzichtelijker en makkelijker te beheren, zowel voor de organisatie als het personeel. Met de juiste begeleiding en technologie kun je als organisator ontspannen achterover leunen en genieten van een soepel verlopend evenement.
Dit soort nieuws elke week in je mailbox?
Schrijf je in op onze nieuwsbrief
Schrijf je in op onze nieuwsbrief
EERSTE NAMEN VOOR DUBBELFESTIVAL HURRICANE /...Het Duitse dubbelfestival Hurricane / Southside heeft een eerste lijst met...
ESNS PRESENTEERT PROGRAMMA UIT FOCUSLAND ITALIË ESNS heeft als doel de diversiteit van opkomende Europese acts te presenteren...